Categorías de presupuesto y políticas fiscales

El programa Escuela al Aire Libre del Servicio de Extensión de la Universidad Estatal de Oregón (OSU) espera que los distritos participantes cumplan con las políticas estándares de contabilidad, adquisición y contratación. Esto incluye, entre otras cosas, dividir los costos en dos amplias clasificaciones:

• Los costos directos son los costos por actividades o elementos asociados con el programa Escuela al Aire Libre. Los distritos informarán estos costos dentro de cuatro categorías:
  • Estipendio o remuneración
  • Costos del programa
  • Cargos del proveedor
  • Gastos de transporte no reembolsados

A continuación, proporcionamos ejemplos de costos permitidos y prohibidos para cada una de estas categorías de presupuesto. Nuestro video sobre el uso de la financiación de la Medida 99 para apoyar a estudiantes con discapacidades en escuelas al aire libre proporciona ejemplos de costos permitidos. Video sobre la financiación de la Medida 99 para estudiantes con necesidades especiales (8 minutos). 

• Los costos indirectos son los costos de funcionamiento de su escuela o distrito que no puede identificar como parte de la Escuela al Aire Libre. Los distritos no pueden incluir estos costos en sus costos informados de la Escuela al Aire Libre. 

Tenga en cuenta lo siguiente: En el ciclo lectivo 2021-2022, el programa Escuela al Aire Libre del Servicio de Extensión de la OSU agregará apoyo para costos indirectos a los costos reembolsados del distrito si este presenta su informe de la Escuela al Aire Libre antes de la fecha límite para el ciclo lectivo 2021-2022 (31 de julio de 2022).

Si el distrito entrega su informe del ciclo lectivo 2021-2022 antes de la fecha límite, el programa Escuela al Aire Libre incluirá $3.50 por cada estudiante que participe (no menos de $500 y no más de $20,000 por distrito) en la factura o reembolso final del distrito.  La OSU establecerá esta fecha límite y los niveles de apoyo indirecto en la orden de trabajo del distrito que aprueba la financiación para el ciclo lectivo 2021-2022.

Nuevamente, en ciclo lectivo 2021-2022, los distritos que envíen sus informes antes de la fecha límite, 31 de julio de 2022, recibirán este apoyo para costos indirectos. Los distritos que envíen sus informes de la Escuela al Aire Libre después del 31 de julio de 2022 no recibirán los fondos de apoyo para costos indirectos.

Gastos de estipendio o remuneración

Estos son los costos del distrito o la escuela para pagar al personal interno (empleados por los que el distrito paga impuestos sobre la nómina) o a contratistas que ayudan con la organización y la asistencia al programa de escuela al aire libre. Esto puede incluir estudiantes universitarios, ayudantes de docentes, traductores, enfermeros o ayudantes individuales.

El programa Escuela al Aire Libre de la OSU reembolsará los pagos:

• que no estén cubiertos por otras fuentes, o
• por tiempo de trabajo para la escuela al aire libre fuera del horario normal de escuela u horas de sueño.

Por ejemplo, en un día de 24 horas, sustraemos lo siguiente:

• siete horas para el día escolar y
• ocho horas para dormir,
• lo cual deja nueve horas como lo máximo que se puede pedir para un reembolso.

De esas nueve horas, el distrito debe facturar solo las horas trabajadas. Esto también da por hecho que el distrito financia el día escolar de siete horas por otros medios.

Los costos de estipendio o remuneración del distrito pueden incluir lo siguiente:

• salarios brutos,
• impuestos sobre la nómina,
• seguro médico,
• beneficios de jubilación,
• pasivos de vacaciones acumuladas,
• seguro de accidentes de trabajo.

La factura del distrito puede incluir el tiempo que el personal ocupa en la planificación y asistencia a la escuela al aire libre y en la preparación del informe final del programa Escuela al Aire Libre.

Los costos facturados del distrito pueden incluir pagos para docentes sustitutos, si cumplen con los siguientes requisitos:

• Supervisan a los estudiantes que no asisten a la escuela al aire libre.
• Cubren las clases de un docente que está en la escuela al aire libre.

La categoría de estipendio o remuneración no cubre los siguientes costos:

• Voluntarios.
• Padres.
• Personal que cumple funciones de tenedores de libros, contadores o administrativos.
• Servicios de auditoría.
• Preparación de impuestos.
• Cargos de declaración de impuestos o presentaciones corporativas.

Costos del programa

Estos son los costos del distrito que permiten proporcionar a los estudiantes una buena experiencia de escuela al aire libre. El distrito debe incluir los costos de escuela al aire libre de la escuela o del distrito en la categoría de costos del programa si la escuela o el distrito son el proveedor de la escuela al aire libre (por ejemplo: cargos de alquiler del lugar, alimentos, estipendios para cocineros, etc.).

Los costos del programa permitidos incluyen, entre otros, los siguientes:

• Equipo portátil de menos de $1,000 (como cámaras digitales, unidades de GPS, kits de ciencia).
• Kits de emergencia o de primeros auxilios y su reposición.
• Insumos de oficina (comprados para la escuela al aire libre), por ejemplo, papel para escribir bajo la lluvia.
• Franqueo o correo directo (comprado para la escuela al aire libre).
• Seguro complementario de accidentes.¹
• Productos menstruales como se requiere en OAR 581.121.
• Equipo y ropa para el personal o los estudiantes, incluido lo siguiente:
  • ropa de exterior,
  • equipo de exterior,
  • equipo de seguridad.

Tenga en cuenta lo siguiente: La escuela o el distrito debe conservar este equipo o ropa para utilizarlo en el futuro en la escuela al aire libre. La escuela o el distrito no debe entregar el equipo o la indumentaria para que los estudiantes se la lleven a su casa. Obtenga más información sobre el programa Columbia Pro Purchase.

• Costos de limpieza de equipo y ropa (bolsas de dormir, indumentaria, botas, etc.).
• Almacenamiento para equipo o material.
• Suministros para actividades de restauración: protectores de árboles, semillas de césped, plantas, arbustos, árboles.
• Herramientas y equipos varios, palas.
• Comida o bocadillos para el programa de escuela al aire libre (no para actividades en el aula).
• Premios de naturaleza educativa. Por ejemplo, tarjetas para identificar hojas o árboles, lupas, etc.
• Cargos de contratistas, estipendios y costos de viaje. Estos incluirían personas que desempeñan tareas diferentes a las de su puesto laboral, que pueden presentarse de la siguiente manera:
  • oradores,
  • naturalistas expertos,
  • expertos en visibilidad,
  • estudiantes universitarios.
• Costos de traducción para el material impreso de la escuela al aire libre.

Costos de hotel para personal o chaperones. La escuela o el distrito deben asegurarse de que el personal o los chaperones son necesarios. También deben asegurarse de que el alojamiento es una necesidad y no una preferencia.

Los costos del programa prohibidos incluyen, entre otros, los siguientes:

• Indumentaria o equipo individual comprado o utilizado solo por una persona (por ejemplo, pantalones de trabajo, botas de trabajo o de senderismo). La OSU reembolsará los costos de camisetas si son parte de una actividad de la escuela al aire libre.
• Donaciones a programas o personas.
• Ramos de flores, tarjetas de felicitación, regalos y tarjetas de regalo.
• Insumos de oficina para uso administrativo. Por ejemplo, papel, bolígrafos, carpetas, tóner, muebles de oficina, etc.
• Tenencia, alquiler, servicios, seguro de propiedad, conserjería.
• Comunicación, teléfono, internet, fax, celular.
• Costos de fotocopias e impresiones relacionadas con la administración de la subvención.
• Costos de equipo de oficina. La escuela o el distrito no puede incluir el costo de compra, depreciación, alquiler o mantenimiento de fotocopiadoras, máquinas de fax, impresoras y escáneres.
• Gastos legales.
• Solicitudes y anuncios de ofrecimiento de contratos y empleos.
• Cargos de transacciones bancarias y fiscales.
• Seguro para los beneficiarios de la subvención (riesgo, caución, responsabilidad, responsabilidad de directores y funcionarios y otros).
• Tecnología (computadoras, servicios de TI, mantenimiento, software, etc.) para la administración.
• Costos asociados con la tenencia de equipo, incluida la depreciación, el almacenamiento, el mantenimiento y el seguro.
• Sobregiros, cargos por pago atrasado, cargos financieros, sanciones o interés (responsabilidad de los fondos públicos).

La OSU no les pagará a los distritos por suministros que ya poseen sin la aprobación documentada de la OSU. Esto incluye elementos como los siguientes:

• Materiales de ciencia.
• Camisetas o materiales comprados para algo que no sea la escuela al aire libre pero utilizados en la escuela al aire libre.

¹ Se espera que el distrito solicite a los padres (como parte del formulario de permiso estándar) que verifiquen si tienen o no un seguro médico o de accidentes que cubra a su hijo en caso de que resulte lesionado en la escuela al aire libre. El programa Escuela al Aire Libre del Servicio de Extensión de la Universidad Estatal de Oregón (OSU) reembolsará al distrito las primas de una póliza de seguro complementario de accidentes adecuada (hasta $2.00 por estudiante por día) para aquellos estudiantes cuyos padres indiquen que no tienen cobertura y que, sin ella, no enviarían a su hijo la escuela al aire libre También tenga en cuenta que el programa Escuela al Aire Libre no pagará ningún deducible ni otros cargos o gastos relacionados con este seguro complementario o cualquier lesión o enfermedad de los estudiantes. Cada distrito está obligado a tener un seguro de responsabilidad básico que cubra lesiones o enfermedades de los estudiantes mientras están en la escuela o bajo el cuidado y supervisión de la escuela, y como se indica en los costos prohibidos del programa, el costo del seguro de responsabilidad no será reembolsado por el programa Escuela al Aire Libre.

Gastos de transporte no reembolsados.

Los gastos de transporte no reembolsados son los costos del distrito del autobús hacia y desde la escuela al aire libre. Son los únicos costos que no están cubiertos por otras fuentes, como las siguientes:

• Título 1.
• Título 9.
• Fondos del estado de Oregón, etc.

El programa Escuela al Aire Libre de la OSU también reembolsará a los distritos por todos los costos relacionados con el traslado de los estudiantes, padres o familias de su escuela a una instalación de escuela al aire libre. Usted o sus organizaciones asociadas pueden querer hacer esto como parte de un evento informativo u orientativo sobre la escuela al aire libre patrocinado por la escuela. Los gastos de transporte reembolsables pueden incluir cargos de autobuses, combustible, millaje, conductores o costos de traslado.

Los distritos deben incluir los costos relacionados con el uso de vehículos personales en la categoría de estipendio o remuneración. Esto es así solo si el distrito aprobó el uso de vehículos personales como un gasto razonable para la escuela al aire libre.

Cargos del proveedor de la Escuela al Aire Libre.

Los cargos del proveedor son cargos pagados a un proveedor de la escuela al aire libre si la escuela o el distrito contrata una experiencia de escuela al aire libre brindada por un proveedor. El cargo del proveedor por estudiante debe incluir los costos de residencia, comida y actividades. El distrito debe incluir los costos de los chaperones que asistirán a la escuela al aire libre en los costos del proveedor. El distrito debe dividir el costo total (incluidos los costos de chaperones) por el número de estudiantes que asisten para conseguir el costo por estudiante.

El distrito debe incluir los costos de escuela al aire libre de la escuela o del distrito en la categoría de costos del programa si la escuela o el distrito son el proveedor de la escuela al aire libre.

Para asegurarse de que los costos del proveedor tengan un valor justo de mercado, los distritos deben compararlos con los presupuestos de uno o dos proveedores diferentes con programas similares.

Costos indirectos

Los costos indirectos no son supervisados o informados por el distrito.  En el ciclo lectivo 2021-2022, la OSU añadirá apoyo para costos indirectos a la factura o el reembolso del distrito si la escuela o el distrito presenta su informe de la Escuela al Aire Libre de 2021-2022 antes del 31 de julio de 2022.   El apoyo para los costos indirectos se pagará con un monto de $3.50 por cada estudiante que participe (no menos de $500 y no más de $20,000 por distrito).  La OSU establecerá la fecha límite y los montos de pago en la orden de trabajo del distrito que aprueba la financiación para el ciclo lectivo 2021-2022. 

Recibos y registros

La OSU no necesita que el distrito participante presente toda la información contable de sus gastos con sus costos informados. Sin embargo, la OSU puede necesitar que el distrito haga copias de sus recibos u otra documentación como parte de una auditoría.

El distrito debe conservar todos los documentos relacionados con los costos de la escuela al aire libre para respaldar sus costos informados de la Escuela al Aire Libre. Estos documentos incluyen, entre otros, los siguientes:

• Un registro de los estudiantes que asistieron a la escuela al aire libre para respaldar el número de estudiantes informado en el pedido de pago del distrito.
• Documentos que respalden los pagos de servicios y suministros informados en los costos de la escuela al aire libre (por ejemplo, documentos de facturas o pagos).
• Documentación de costos de transporte.
• Registros de nóminas relacionadas con estipendios de docentes o gastos relacionados con el personal.

Los distritos deben considerar conservar la documentación de los gastos relacionados con la escuela al aire libre por un mínimo de seis años.

Requisitos de financiación en especie o de contrapartida

No se requiere que los distritos o las escuelas tengan o documenten los fondos en especie o de contrapartida para los préstamos del programa Escuela al Aire Libre de la OSU.