Estimación de costos para solicitudes de la Escuela al Aire Libre

Cada primavera o verano un distrito presenta una sola solicitud de financiación para el próximo ciclo académico. Esta solicitud única del distrito incluye solicitudes de fondos para todas las escuelas del distrito que planean participar en la escuela al aire libre. Desarrollamos una herramienta para ayudar a las escuelas a calcular sus costos relacionados con la escuela al aire libre antes del envío de la solicitud de la escuela al aire libre del distrito. Esta herramienta tiene como objetivo lo siguiente:

1. Apoyar a los distritos a la hora de recopilar la información que será necesaria para completar la solicitud de financiación, específicamente el cálculo de los costos previstos relacionados con la escuela al aire libre para cada escuela.
2. Fomentar la planificación de actividades de la escuela al aire libre de manera anticipada, en especial en lo relativo a la identificación de posibles obstáculos para la participación de los estudiantes y la solicitud de financiación para obtener recursos que permitirán la participación plena de todos los estudiantes.
3. Reducir la necesidad de realizar modificaciones a las solicitudes de financiación después del período de presentación de solicitudes. Los distritos aún podrán solicitar fondos adicionales después de haber presentado su solicitud, si es necesario, para cambios de gastos imprevistos y apoyo estudiantil adicional, pero, para minimizar estas solicitudes, el distrito deberá demostrar que utilizó la herramienta de estimación de costos y siguió los pasos uno y dos mencionados anteriormente.
   
   

Remuneración del personal y estipendios

Si la respuesta a cualquiera de las siguientes preguntas es “sí”, calcule los costos relacionados. De ser necesario, convierta el costo a dólares por estudiante dividiendo el costo por el número de estudiantes que asistirán a la escuela al aire libre. Los costos por estudiante de esta sección se ingresarán en su solicitud de escuela al aire libre en la categoría remuneración del personal y estipendios.

• ¿El personal trabajará fuera de sus horas remuneradas habituales para brindar apoyo en su programa de escuela al aire libre? ¿El distrito y el sindicato permiten que el personal reciba remuneración por este tiempo?
  • Algunos ejemplos podrían incluir los siguientes: maestros, asistentes o enfermeros que pasen la noche en un centro donde se desarrollan actividades de la escuela al aire libre; traductores que participen en un evento familiar de la escuela al aire libre nocturno o durante un fin de semana; equipos del IEP o 504 que planifiquen o apoyen actividades de la escuela al aire libre fuera de sus horas remuneradas habituales.
    
    
• ¿Necesitará personal adicional que brinde apoyo para su programa de escuela al aire libre?
  • Algunos ejemplos podrían incluir los siguientes: asistentes educativos, enfermeros, asistentes individuales, traductores, asesores, especialistas conductuales o cocineros que asistirán al programa de escuela al aire libre para brindar apoyo a los estudiantes.
    
    
• ¿Se necesitará algún reemplazo para cubrir las tareas escolares del personal que asistirá a la escuela al aire libre?
  • Algunos ejemplos podrían incluir los siguientes: reemplazos para cubrir las tareas de los maestros, enfermeros, asistentes individuales, traductores, asesores, especialistas conductuales o cocineros que asistan al programa de escuela al aire libre.
• ¿Tiene usted algún otro estipendio o costos de personal previsto?
  • De ser así, por favor calcule esos gastos e inclúyalos en la categoría de estipendios o personal.
    

Cargos del proveedor (para distritos y escuelas que utilicen uno o varios proveedores para las actividades de escuela al aire libre)

Para las escuelas que utilicen un proveedor para las actividades de escuela al aire libre, el cargo por estudiante cobrado por el proveedor debe incluir los costos de alojamiento, alimentación y actividades si estos se facturan a través del proveedor. Utilice las siguientes preguntas para calcular los costos del proveedor. De ser necesario, convierta los costos a dólares por estudiante. Los costos por estudiante de esta sección se ingresarán en su solicitud para la escuela al aire libre en la categoría cargos del proveedor. Si su distrito o escuela no utilizan un proveedor para las actividades de escuela al aire libre (en otras palabras, el distrito o la escuela desarrollan, organizan y ejecutan su propio programa), no debe ingresar ningún costo en la categoría cargos del proveedor.

• ¿Cuánto cobrará(n) el(los) proveedor(es) el próximo ciclo académico?
  
  • Las tarifas de los proveedores están aumentando. Le recomendamos encarecidamente que solicite una cotización a su proveedor antes de solicitar fondos para la escuela al aire libre. El programa Escuela al aire libre del Servicio de Extensión de OSU no emitirá órdenes de cambio a los distritos que no utilizaron esta herramienta y/o no se comunicaron con un proveedor para obtener una cotización para usar en su solicitud y luego se enteraron de que los costos de su proveedor son más altos de lo esperado. Para evitar sorpresas, alentamos a los distritos a solicitar cotizaciones que contengan una fecha de vencimiento y a reservar/contratar con el proveedor antes de la fecha de vencimiento para fijar la tarifa cotizada. Cuando solicite una cotización, pregunte si las tarifas por estudiante del proveedor incluyen los siguientes gastos. Si los costos de estos gastos (5a-5d) o gastos similares son pagados directamente por la escuela/distrito (no incluidos en la tarifa del proveedor), el distrito debe enumerar estos costos en la categoría Costos del programa en la página siguiente.
    1. Voluntarios: ¿Necesitará su escuela llevar acompañantes, líderes estudiantiles de secundaria, u otros voluntarios? ¿Los costos o gastos relacionados con acompañantes están incluidos en los cargos del proveedor? (Nota: Es obligación de la escuela/distrito determinar la proporción apropiada de estudiantes:adultos para la experiencia escolar al aire libre de sus estudiantes. Sin embargo, si se da una proporción más baja de estudiantes:adultos el programa de Escuelas al Aire Libre del Servicio de Extensión de OSU reembolsará los costos es 8:1. Si sus estudiantes tienen necesidades excepcionales que requieren una proporción más baja de estudiantes por adulto, no dude en contactarnos para ver si podemos hacer una excepción para satisfacer las necesidades de sus estudiantes).
       
    2. Alimentación: ¿Los cargos del proveedor incluye alimentación para todos los estudiantes con restricciones alimentarias?
    3. Equipos de accesibilidad: ¿El proveedor cuenta con los dispositivos adaptativos u otros equipos de accesibilidad necesarios que sus estudiantes puedan requerir en la escuela al aire libre, como una silla de ruedas todo terreno o apta para la playa, o el distrito tendrá que proporcionar esta clase de equipo?
    4. Eventos de divulgación: ¿Los cargos del proveedor incluyen la coordinación de orientaciones de la escuela al aire libre, noches de información a las familias u otros eventos similares, o la asistencia a dichos eventos, que puedan tener lugar fuera del programa escuela al aire libre en sí mismo?
       
       
• ¿Tiene previsto inscribirse en alguna experiencia (como arquería o canotaje) que se considere un complemento adicional al precio básico del proveedor? 
  
  • La inclusión de una actividad en las tarifas base del proveedor variará según el proveedor.
    
    
• ¿Necesitará cabañas privadas adicionales para los estudiantes con necesidades especiales, sus cuidadores o cualquier personal de apoyo?
  
  • En el caso de que sí, incluya cualquier costo adicional relacionado en la categoría cargos del proveedor si su proveedor incluye el alquiler del centro en sus honorarios. Si el alquiler del centro se reserva o factura por separado de los cargos del proveedor de los servicios de escuela al aire libre, incluya los costos del alquiler del centro en la categoría costos del programa.
    
    
• ¿Tiene alguna otra tarifa de proveedor prevista?
  
  • Si es así, calcule esos costos e inclúyalos en la categoría gatos del proveedor.

Costos del programa

Los costos incurridos por el distrito que no encajan en una de las otras tres categorías se clasifican como Costos del programa. Si la respuesta a cualquiera de las siguientes preguntas es “sí”, calcule los costos relacionados. Si es necesario, convierta los costos a dólares por estudiante. Los costos por estudiante de esta sección se ingresarán en su solicitud de escuela al aire libre en la categoría Costos del programa.

• ¿Necesitarán el distrito o la escuela comprar o alquilar materiales o equipos para el programa escuela al aire libre? 
  
  • Además de los materiales relacionados con el plan académico (lupas, materiales impresos, etc.), considere lo siguiente:
    
    1. Equipos de accesibilidad: ¿Alguno de sus estudiantes o miembros del personal necesitará equipos de accesibilidad, como una silla de ruedas todoterreno o equipo médico móvil, para participar de manera plena en las actividades de escuela al aire libre?
    2. Préstamos de equipos y dispositivos: ¿Alguno de sus estudiantes necesitará que se le presten dispositivos o equipos como botas, chaquetas o bolsas de dormir para participar de manera segura y cómoda en la escuela al aire libre? En el caso de que utilice un proveedor para las actividades de escuela al aire libre, ¿este ofrece el alquiler de estos artículos?
    3. Almacenamiento de equipos: En el caso de que el distrito ya cuente con dispositivos o equipos para las actividades de escuela al aire libre, o si usted tiene la intención de adquirirlos, ¿tendrá costos de limpieza y almacenamiento?
       
       
• ¿Tendrá costos asociados a la traducción de los materiales a otro idioma o a su escritura en braille?
  
  
• ¿El distrito proporcionará alimentos o bebidas durante el programa de escuela al aire libre, incluidos refrigerios y agua?
  
  
• ¿Organizará algún evento de divulgación al aire libre, como noches de información o una visita familiar al centro donde se realizarán las actividades de escuela al aire libre antes del inicio del programa?
  
  
• ¿El distrito o la escuela alquilarán un centro para el desarrollo del programa de escuela al aire libre? ¿Tendrá algún costo adicional de alojamiento o alquiler del centro para el personal de apoyo?
  
  • Si utiliza en proveedor para las actividades de escuela al aire libre y el alquiler del centro está incluido en los cargos de dicho proveedor, no los incluya aquí. De manera similar a las tarifas de los proveedores, las tarifas del sitio están aumentando y alentamos a los distritos/escuelas a obtener una cotización de su sitio y reservar/contratar con ellos para fijar el precio cotizado. Si utiliza un proveedor de escuela al aire libre y el alquiler del sitio está incluido en las tarifas de su proveedor, no incluya aquí las tarifas de alquiler del sitio.
    
• ¿Hay algún costo asociado con estos (o similares) artículos en los que el distrito/escuela espera incurrir? Si es así, inclúyalos en la estimación de costos del programa.
  
  • Si su escuela no utiliza un proveedor de escuelas al aire libre (en otras palabras, el distrito/escuela desarrolla, organiza y ejecuta su propio programa), revise los elementos enumerados en la sección Cargos de Proveedores arriba de esta sección.